Quando l'incontro si svolge in una location in cui devono arrivare partecipanti da una stessa località di partenza, allora la soluzione più indicata di autonoleggio consiste nell'utilizzo di un minibus o di uno o più pullman che serviranno a prelevare i partecipanti da un punto di raccolta, che può essere un aeroporto, una stazione dei treni o un albergo, per portarli nel luogo prestabilito e specificato nel contratto di autonoleggio per meeting.